Datenschutz
Datenschutzhinweise zur Nutzung des KI-Telefonassistenten „Emma“
Stand: September 2026
- Allgemeine Hinweise
Unsere Tierarztpraxis setzt zur Unterstützung der telefonischen Kommunikation den KI-gestützten Telefonassistenten „Emma“ der Vetpal GmbH, Donaustraße 44, 12043 Berlin ein.
Emma nimmt eingehende Telefonanrufe entgegen und unterstützt insbesondere bei der Aufnahme und Bearbeitung von Anliegen, der Terminvereinbarung, Terminänderungen und Terminabsagen, der Aufnahme von Rückrufwünschen sowie bei der Weiterleitung dringender Anliegen.
Emma ist ein automatisiertes System. Sie werden zu Beginn des Gesprächs darüber informiert, dass Sie mit einem KI-gestützten Telefonassistenten sprechen.
Die Nutzung von Emma erfolgt ausschließlich zur Unterstützung der telefonischen Erreichbarkeit unserer Praxis und zur effizienten Bearbeitung Ihrer Anfrage.
- Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der telefonischen Kontaktaufnahme mit unserer Praxis ist:
Zentrum für Kleintiermedizin Seelscheid
Dr. med. vet. G. Groeger, Dr. med. vet. A. Schildknecht & Juliane Schulz
Zeithstraße 321, 53819 Neunkirchen Seelscheid
02247-7574333
info@zks-vet.de
- Eingesetzter Dienstleister
Für die technische Bereitstellung des KI-Telefonassistenten nutzen wir die Dienstleistungen der
Vetpal GmbH
Donaustraße 44
12043 Berlin
E-Mail: info@vetpal.de
Vetpal stellt den KI-gestützten Telefonassistenten „Emma“ für tierärztliche Praxen und Kliniken bereit.
Vetpal gibt an, dass der Dienst DSGVO-konform betrieben wird und der Serverstandort Frankfurt ist.
- Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Im Rahmen eines Telefonats mit Emma können – abhängig von Ihrem Anliegen und den von Ihnen gemachten Angaben – insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Name und Vorname,
- Telefonnummer,
- Kontaktdaten,
- Angaben zum Tierhalter,
- Angaben zum Tier, insbesondere Name, Tierart und gegebenenfalls weitere zur Zuordnung erforderliche Angaben,
- Terminwünsche und Termindaten,
- Angaben zu Terminänderungen oder Terminabsagen,
- Rückrufwünsche,
- sonstige Angaben, die Sie während des Telefonats freiwillig mitteilen,
- Gesprächsinhalte und daraus von Emma erfasste Informationen,
- gegebenenfalls Informationen über einen von Ihnen geschilderten tiermedizinischen Sachverhalt.
Soweit Sie im Rahmen des Gesprächs Angaben zu Ihrem eigenen Gesundheitszustand machen, können hierbei grundsätzlich auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO betroffen sein. Solche Angaben sind für die Kommunikation mit einer Tierarztpraxis grundsätzlich nicht erforderlich und sollten daher nicht mitgeteilt werden.
- Verarbeitung der Gesprächsinhalte
Emma verarbeitet die während des Telefonats gesprochenen Inhalte automatisiert, um Ihr Anliegen zu verstehen und die von Ihnen gewünschte Funktion auszuführen.
Hierzu kann Emma beispielsweise:
- Ihr Anliegen erfassen,
- relevante Informationen aus dem Gespräch übernehmen,
- einen Termin vereinbaren,
- einen bestehenden Termin ändern oder stornieren,
- einen Rückrufwunsch aufnehmen,
- Informationen an unsere Mitarbeiter weiterleiten oder
- einen von uns festgelegten Notfall- bzw. Weiterleitungsprozess auslösen.
Nach Angaben von Vetpal können Telefonate automatisiert analysiert und gespeichert werden, soweit dies zur Erbringung der vereinbarten Leistung oder zur Verbesserung des Dienstes erforderlich ist.
- Zweck der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:
- Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Telefonanfragen,
- Verbesserung der telefonischen Erreichbarkeit unserer Praxis,
- Vereinbarung, Änderung und Stornierung von Terminen,
- Aufnahme und Bearbeitung von Rückrufwünschen,
- Weiterleitung von Anliegen an zuständige Mitarbeiter,
- Unterstützung bei der Erkennung und Weiterleitung dringender Anliegen,
- Dokumentation der von Ihnen übermittelten Informationen,
- organisatorische Abwicklung des Praxisbetriebs.
Eine automatisierte medizinische Diagnose oder verbindliche tiermedizinische Beurteilung erfolgt durch Emma nicht.
- Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Vereinbarung eines Termins oder die Durchführung vorvertraglicher bzw. vertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.
Soweit die Verarbeitung nicht zur Durchführung eines Vertrags oder zur Bearbeitung einer konkreten Anfrage erforderlich ist, kann sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Unser berechtigtes Interesse besteht insbesondere in einer effizienten, sicheren und zuverlässigen Organisation der telefonischen Kommunikation sowie in der Verbesserung unserer Erreichbarkeit.
Soweit im Einzelfall eine Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO erfolgt, wird hierfür – soweit erforderlich – eine entsprechende Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO herangezogen.
- Auftragsverarbeitung
Vetpal wird im Rahmen der Nutzung von Emma als technischer Dienstleister für unsere Praxis tätig.
Soweit Vetpal personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Vetpal darf die personenbezogenen Daten grundsätzlich nur nach unseren dokumentierten Weisungen und zu den vereinbarten Zwecken verarbeiten.
- Empfänger der Daten
Empfänger der im Rahmen des Telefonats erhobenen Informationen können insbesondere sein:
- die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unserer Praxis,
- die behandelnden Tierärztinnen und Tierärzte,
- mit der Terminverwaltung beauftragte Personen,
- technische Dienstleister, die für den Betrieb der eingesetzten Systeme erforderlich sind,
- Vetpal GmbH als Auftragsverarbeiter.
Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder Sie hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben.
- Speicherung und Löschung
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Die konkrete Speicherdauer kann insbesondere davon abhängen, ob aus dem Telefonat ein Behandlungsvorgang, eine Terminvereinbarung oder eine sonstige Geschäftsbeziehung entsteht.
Soweit Gesprächsdaten oder durch Emma erfasste Informationen nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, werden diese gelöscht.
Die konkreten Speicher- und Löschfristen richten sich nach den mit Vetpal vereinbarten Leistungs- und Löschkonzepten sowie unseren internen Löschfristen.
- Keine Nutzung für medizinische Notfälle ohne weitere Absicherung
Emma kann bestimmte dringende Anliegen erkennen und nach den von unserer Praxis festgelegten Regeln weiterleiten.
Die technische Erkennung eines Notfalls durch ein KI-System kann jedoch fehlerhaft sein. Emma ersetzt daher weder eine tierärztliche Untersuchung noch eine persönliche tiermedizinische Beurteilung.
Bei akuten oder lebensbedrohlichen Notfällen sollten Sie sich deshalb nicht ausschließlich auf die Kommunikation mit Emma verlassen, sondern die von unserer Praxis für Notfälle vorgesehenen Kontaktmöglichkeiten bzw. den zuständigen tierärztlichen Notdienst nutzen.
- Automatisierte Entscheidungsfindung
Emma unterstützt die Bearbeitung von Telefonanfragen automatisiert.
Eine Entscheidung, die Ihnen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, wird durch Emma nicht getroffen.
Insbesondere stellt Emma keine tiermedizinische Diagnose und trifft keine verbindliche Entscheidung über eine Behandlung.
- Übermittlung in Drittländer
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich innerhalb der hierfür vorgesehenen europäischen bzw. datenschutzrechtlich zulässigen Infrastruktur.
Nach Angaben von Vetpal befindet sich der Serverstandort für den Dienst in Frankfurt am Main.
Sollten im Rahmen der eingesetzten technischen Infrastruktur personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.
- Ihre Rechte
Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen grundsätzlich folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
- Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
- Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
- Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
- Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO.
Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
- Beschwerderecht
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
Zuständig ist insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem unsere Praxis ihren Sitz hat.
Hinweis: Diese Datenschutzhinweise gelten für die Nutzung des KI-Telefonassistenten „Emma“ im Rahmen der telefonischen Kommunikation mit unserer Praxis.